Functioneren en beoordelen

Een goed instrument om de mogelijkheden in opleiding, inzet en doorgroeimogelijkheden van een medewerker te monitoren is het functionerings- en/of het beoordelingsgesprek. De aanpak van deze twee gesprekken zijn verschillend, omdat ze een ander doel hebben.

Functioneringsgesprek

Het functioneringsgesprek is een één-op-één gesprek tussen de medewerker en diens leidinggevende. Samen kijk je naar het huidig functioneren, maar ook naar mogelijkheden voor de nabije toekomst. Het is bedoeld om te komen tot een gezamenlijk inventarisatie over onder meer de uitvoering van de taken en werkzaamheden, de samenwerking, de arbeidsomstandigheden en de ontwikkelingsmogelijkheden van de medewerker. Wat gaat er goed en wat kan beter? De functiebeschrijving of taakomschrijving dient hierbij als een onmisbaar uitgangspunt.

Het is belangrijk dat het functioneringsgesprek een open en gelijkwaardig karakter heeft, zodat de leidinggevende en de medewerker beiden hun inbreng kunnen geven over het functioneren en aspecten die met het functioneren samenhangen. In een functioneringsgesprek worden de behoeften en de mogelijkheden van zowel de medewerker als de organisatie geïnventariseerd en vervolgens zo goed mogelijk op elkaar afgestemd: hoe functioneert een medewerker en hoe kan de kwaliteit van diens werkzaamheden verbeterd worden?

Het doel van functioneringsgesprekken is tweeledig:

Het optimaliseren van de werkprestaties van de medewerker
Het optimaliseren van de motivatie van de medewerker

Medewerkers horen over het algemeen graag hoe zij functioneren, vooral als het goed gaat. De meesten willen zich graag ontwikkelen en verbeteren, maar dan moeten ze wel weten op welk gebied of waarin. Daarom is het goed om elkaar eens in de zoveel tijd te vertellen hoe de zaken ervoor staan en afspraken te maken voor de komende periode.

Hoe pak je het aan?

Samen met je medewerker bepaal je eerst de gespreksonderwerpen. Naast onderwerpen als werkinhoud, het functioneren van de medewerker, werkrelatie met collega’s, werkomstandigheden en toekomstplannen, kan ook het functioneren als leidinggevende aan de orde komen. Een functioneringsgesprek wordt afgesloten met concrete acties en afspraken. Grofweg kan een functioneringsgesprek in 4 onderdelen worden verdeeld:

Opening
Inventarisatie huidig Functioneren
Ontwikkelingspunten
Afsluiting

Hieronder vind je wat tips voor het voeren van het functioneringsgesprek.

Tips

Wél doen	Niet doen
Van tevoren goed nadenken wat je verwacht van iemand in deze functie (bij voorkeur aan de hand van een functiebeschrijving).	Het gesprek kort van tevoren inplannen, zodat zowel jij als je medewerker te weinig tijd heeft om het voor te bereiden.
Medewerker erop attenderen dat deze zichzelf ook goed voorbereidt op het gesprek (zie: hulpmiddelen).	Zonder voorbereiding het gesprek ingaan.
Als leidinggevende zelf ook feedback vragen op jouw functioneren. Bijvoorbeeld: wat kan ik doen om jou (nog) beter te laten functioneren?	In de verdediging gaan bij kritiek/ feedback.
Je medewerker stimuleren om zelf met oplossingen te komen.	Van de hak op de tak springen.
Duidelijke afspraken maken over wie wat wanneer doet.	Vooringenomen reageren op je medewerker.
Het gesprek schriftelijk vastleggen en door de medewerker laten ondertekenen.	Het gesprek beëindigen zonder een korte evaluatie van het gesprek zelf te houden.

Het beoordelingsgesprek

De meeste medewerkers vinden het prettig om te horen of hun werk gewaardeerd wordt en op welke punten. Juist bij goed functionerende medewerkers is het belangrijk dat waardering wordt uitgesproken. Te vaak geldt de stelregel: geen bericht is goed bericht. Juist deze werknemers hebben af en toe een blijk van waardering en erkenning voor hun werk nodig.
Vanuit de organisatie moet er in ieder geval bij ‘slecht’ functionerende medewerkers, behoefte zijn om hun functioneren te beoordelen en hen te laten streven naar verbetering. Medewerkers die niet goed functioneren hebben behoefte aan een beoordeling die vérder gaat dan alleen concrete situaties benoemen waarin iets misging. Te vaak merken medewerkers pas dat ze kennelijk niet goed functioneren, als ze geen salarisverhoging of extra beloning krijgen. Beoordelen is meer dan dat. In een beoordelingsgesprek komt het geheel van het functioneren aan de orde. De medewerker wordt gewezen positieve punten en punten voor verbetering of concrete fouten.

Doel

De belangrijkste doelen van het beoordelingsgesprek zijn:

De sterke en zwakke punten van de medewerker inventariseren en beoordelen.
Afspraken maken met de medewerker ter verbetering van (onderdelen van) zijn functioneren.
Beleidsinformatie verschaffen aan de medewerker.

Beoordelen functioneren

Bij een beoordelingsgesprek is het meer eenrichtingsverkeer dan bij een functioneringsgesprek. Het beoordelingsgesprek draait niet om het verkrijgen van informatie van de medewerker. De leidinggevende spreekt – in de meeste gevallen – zijn oordeel uit over het functioneren van de medewerker. Vanzelfsprekend kan de medewerker hierop zijn reactie geven, maar deze inbreng verandert in principe niets aan het oordeel van de leidinggevende.

Positie en salaris

Een beoordeling kan consequenties hebben voor het salaris van de medewerker. En het kan invloed hebben op doorgroeimogelijkheden en/of een eventuele nieuwe functie. In het gesprek kunnen afspraken over mogelijke trainingen gemaakt worden. Ten slotte kan de beoordeling beslissingen over een definitieve aanstelling of ontslag beïnvloeden.