De meeste werknemers reizen voor hun werk en maken hier kosten voor. Denk hierbij aan woon-werkverkeer, maar ook andere zakelijke reizen. Als werkgever kun je deze reiskosten voor een deel vergoeden. Ook is het sinds 1 januari 2022 mogelijk om een thuiswerkvergoeding toe te kennen.

Onbelaste vergoeding

Op basis van de werkkostenregeling is het mogelijk om een onbelaste vergoeding van maximaal 19 eurocent per kilometer toe te kennen. Ken je als werkgever een hogere vergoeding toe? Over het meerdere boven 19 eurocent moeten loonheffingen worden betaald. Ook de onbenutte ruimte van de werkkostenregeling kan worden toegepast.

Een reiskostenvergoeding mag worden gegeven voor woon-werkverkeer en voor de reiskosten gemaakt bij de uitoefening van de functie. Het maakt hiervoor niet uit welk vervoersmiddel wordt gebruikt.

Voor De Belastingdienst moet je bij de loonadministratie de gegevens bewaren van de reiskosten die je hebt vergoed. Voor iedere werknemer moet je per betalingstijdvak het aantal kilometers bijhouden, waar je een vergoeding voor hebt gegeven.

De berekening van een vaste vergoeding is als volgt:
Vergoeding per kilometer maal woon-werkafstand heen en terug = €……. Per werkdag maal 214 werkdagen = €……. Per jaar gedeeld door 12 maanden = €…… per maand

Verplichting vergoeden reiskosten

Het toekennen van een reiskostenvergoeding is geen verplichting. In de praktijk wordt wel vaak een vergoeding gegeven bij een woon-werk afstand vanaf 10 kilometer. Het kan verstandig zijn in een Arbeidsvoorwaardenregeling op te nemen, dat een verhuizing op grotere afstand tot werkgever, in principe geen hogere reiskostenvergoeding met zich meebrengt.

Ook kan er op basis van de cao een verplichting zijn tot vergoeding van reiskosten.

Onderdelen reiskostenvergoeding

• De vergoeding per kilometer
• De woon-werk afstand
• Het dienstverband

Woon-werk afstand

De Belastingdienst heeft als uitgangspunt dat de meest gebruikelijke weg bepalend is. Dit hoeft niet altijd de kortste weg te zijn. Een langere route kan in sommige gevallen sneller of logischer zijn, denk aan het nemen van een snelweg in plaats van wegen die door dorpen met verkeerslichten en dergelijke heengaan.

Dienstverband

Het uitgangspunt is dat een werknemer bij een fulltime dienstverband 214 werkdagen heeft (hierbij is rekening gehouden met ziekte, vakantie en verlof). Voor het berekenen van een vaste reiskostenvergoeding wordt hiervan uitgegaan.

Openbaar vervoer

Wanneer de werknemer reist met het openbaar vervoer, dan zijn er twee mogelijkheden om de reiskosten onbelast te vergoeden.

• De werkelijke kosten van het openbaar vervoer of;
• Een vaste reiskostenvergoeding van maximaal 0,19 cent per kilometer.

Reiskostenvergoeding stopzetten

Als een werknemer niet meer reist dan mag de vergoeding worden stopgezet. Bij arbeidsongeschiktheid is het gebruikelijk dat als de arbeidsongeschiktheid aaneengesloten langer duurt dan één maand, de werkgever na die maand, de onkostenvergoedingen die direct verband houden met het werk, niet meer uitbetaalt.

Thuiswerkvergoeding

Sinds 1 januari 2022 is het ook mogelijk om werknemers een onbelaste thuiswerkvergoeding toe te kennen van maximaal € 2 per dag. Deze bestaat naast de onbelaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer zoals hierboven beschreven. De werkgever mag per dag kiezen voor het geven van een thuiswerkvergoeding of reiskostenvergoeding.

Werkgever en werknemer kunnen vaste afspraken maken over het aantal dagen per week dat de werknemer thuiswerkt. Op basis hiervan kan een vaste vergoeding worden toegekend. De vaste vergoeding hoeft niet te worden aangepast als incidenteel op een thuiswerkdag toch op kantoor wordt gewerkt, of andersom. Wanneer de werknemer structureel meer gaat thuiswerken of naar kantoor gaat, dan moet de vaste vergoeding worden aangepast.

Als de werknemer op een dag zowel thuis als op kantoor werkt mag de werkgever kiezen welke vergoeding er wordt toegekend.

Heb je vragen?

Neem gerust contact op met Bert Schmidt.