De werkkostenregeling biedt mogelijkheden aan werkgevers om onbelaste vergoedingen aan werknemers te geven. Sommige bedragen vallen per definitie onder de regeling, waardoor ze niet worden belast. Voor veel andere vergoedingen geldt: zolang het bedrag onder de 1,7% blijft van de loonsom tot €400.000 en 1,18% daarboven van alle werknemers, heeft de werkgever de vrije ruimte om vergoedingen te geven.

Wat is de werkkostenregeling?

De Belastingdienst heeft diverse regelingen en fiscale mogelijkheden verzameld en geschrapt. Deze zijn ondergebracht in de Werkkostenregeling. Werkgevers mogen hogere onbelaste vergoedingen aan hun werknemers verschaffen.

De vrije ruimte, het percentage van het totale fiscale loon dat onbelast mag worden vergoed, bedraagt 1,7% van de loonsom tot €400.000 en 1,18% daarboven. Dit betekent dat de werkgever bij een loonsom van 400.000 euro een onbelaste vergoeding van 6800 euro mag verstrekken. Het komt er eigenlijk op neer dat wanneer de werkgever aan medewerkers extra’s uitdeelt of kosten voor hen vergoedt, strikte normen gelden waar de werkgever zich aan dient te houden. Het is dus heel belangrijk om in de gaten te houden welke kosten je volgens de werkkostenregeling onbelast mag vergoeden. Een aantal voorbeelden van vergoedingen die onbelast zijn:

• gebruik van auto van de zaak;
• parkeervergunning indien je geen reiskostenvergoeding hanteert;
• consumpties op de werkplek;
• maaltijdvergoeding voor werknemers die tot 20.00 uur doorwerken;
• zakelijke mobiele telefonie of tablet;
• vakbondscontributie.

In dit artikel gaan we nader in op het gebruik van de werkkostenregeling. Het voordeel van het goed gebruik maken van de regelingen is dat de werkgever geen extra belastingen en premies betaalt terwijl medewerkers hier wel voordeel van hebben.

Wat valt niet onder de regeling?

De werkkostenregeling geldt alleen voor ‘loon’. Bepaalde kosten worden de Belastingdienst niet aangemerkt als loon of er bestaan vrijstellingen voor. Daarom vallen deze niet onder de werkkostenregeling. De volgende categorieën worden niet als loon getypeerd en vallen niet onder de werkkostenregeling:

1. Vergoedingen of verstrekkingen in het kader van sympathie, wellevendheid of respect betuiging:

• denk hierbij aan bloemetje of fruitmand voor een zieke werknemer, felicitatie kaart voor een huwelijk of rouwkrans bij overlijden)*
  
  Voorwaarden die de Belastingdienst hierbij hanteert: de werkgever geeft een persoonlijke attentie in situaties waarin ook anderen zo’n attentie geven; de werkgever geeft geen geld of een waardebon; de factuurwaarde (incl. btw) van de attentie is maximaal € 25,-.

2. Intermediaire kosten

Dit zijn kosten die de werknemer meestal in opdracht van de werkgever voorschiet voor:

• zaken die tot het vermogen van het bedrijf gaan horen en die eventueel aan de werknemer ter beschikking worden gesteld. (denk hierbij bijvoorbeeld aan een wasbeurt van een auto die aan werknemer ter beschikking wordt gesteld).
• zaken die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering (bijvoorbeeld de aanschaf van belangrijke vakliteratuur voor het bedrijf).
• voor representatie van het bedrijf (kosten van een zakelijk diner die werknemer namens de werkgever voorschiet).

Vrije ruimte

Gevolgen overschrijden vrije ruimte

Als aan het eind van het jaar blijkt dat de werkgever boven de vrije ruimte uit is gekomen, dan betaalt de werkgever daar een heffing over van 80 procent. Aangezien het een netto bedrag betreft, komt dat neer op een heffing van 42 procent bij een bruto vergoeding.

Dan is het voordeliger om het direct als individueel loon aan te merken. Dan geldt namelijk het belastingtarief dat geldt voor de werknemer en dat ligt meestal lager. Een salarisadministratie kan dit dan als loon bruteren.

Advies ten aanzien van het gebruik vrije ruimte

Voor een werkgever is het van belang om aan het begin van het jaar in beeld te krijgen hoeveel vrije ruimte er is en of dat voldoende begroot is.

Het is aan de werkgever om te bepalen waar bepaalde prioriteit naar uit gaat voor wat betreft de inzet van de vrije ruimte. Eventuele dilemma’s kan de werkgever met werknemers bespreken. Voor een eerlijke verdeling van de vrije ruimte onder werknemers, kan het nodig zijn om keuzes te bieden.

Tips werkkostenregeling

Hier volgen 11 tips over de inzet van de vrije ruimte ten aanzien van de volgende onderwerpen.

1. De werkplek

Er geldt voor voorzieningen op de werkplek meestal een vrijstelling, terwijl ze wel meetellen voor de werkkostenregeling als ze buiten de werkplek worden gebruikt.

De werkplek is volgens de wet iedere plaats die voor het verrichten van de arbeid wordt gebruikt en waarvoor de werkgever volgens de Arbeidsomstandighedenwet zorgplicht heeft ten aanzien van veiligheid en gezondheid.

Als je verschillende vestigingen hebt of een afzonderlijk magazijn, een kantoor of eigen parkeerplaats, dan kan dat allemaal worden aangemerkt als werkplek, ook als de werknemer daar normaal niet werkzaam is. Het zal de ruimte of het terrein betreffen waar de ondernemer eigenaar van is of huur voor betaalt.

Let op: Dit wordt per juridische werkgever voor de loonheffingen bekeken. Alleen als de concernregeling van de werkkostenregeling wordt toepast, mag dit voor de groep worden bekeken.

Tip: Zorg ervoor dat je Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E)[TdC|I1]  al die relevante plekken in en om de onderneming dus ook benoemt. Daarmee geef je aan waar jij je als werkgever verantwoordelijk voor voelt.

2. Thuiswerkvergoeding

Met de voorgestelde gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten kan de werkgever medewerkers vanaf 2022 een onbelaste vergoeding voor thuiswerkkosten geven. De specifieke kosten die hiermee vergoed kunnen worden, zien op extra water- en elektriciteitsverbruik, verwarming, koffie, thee en toiletpapier.

In de voorgestelde regeling wordt uitgegaan van vrijstelling van een vast forfaitair bedrag van maximaal € 2 per thuiswerkdag. Hierbij wordt aangesloten bij berekeningen van het Nibud.

3. Thuiswerkkosten én reiskosten vergoeden?

De gerichte vrijstelling kan ook worden toegepast als een werknemer maar een deel van de dag thuiswerkt. Het is echter niet mogelijk om op één werkdag zowel de vrijstelling voor een thuiswerkkostenvergoeding toe te passen, als de vrijstelling voor een reiskostenvergoeding woon-werkverkeer naar de vaste werkplek. Werkt een werknemer dus ’s ochtends thuis, om daarna naar de werkplek te reizen, dan kan voor die dag maar één gerichte vrijstelling worden toegepast.

Het is wel mogelijk om op een thuiswerkdag de vrijstelling voor zakelijke reiskosten naast de vrijstelling voor de thuiswerkkosten toe te passen.

4. Parkeren

Parkeergelegenheid op eigen terrein of in de directe omgeving van de werkplek is onbelast als de werkgever er verantwoordelijk voor is. Hiervoor geldt het principe van de werkplek (hyperlink naar kopje werkplek hierboven).

Bij gebruik van een auto van de zaak kunnen alle gemaakte kosten onbelast worden vergoed.

Maakt een werknemer echter gebruik van de eigen auto, dan geldt dat maximaal 19 cent per kilometer onbelast mag worden vergoed. De kilometervergoeding wordt geacht alle kosten te dekken, dus ook parkeerkosten.

Als een werkgever naast de kilometervergoeding ook de parkeerkosten wil vergoeden, dan is dat laatste belast. Dit bedrag kan dan in de werkkostenregeling worden gebracht.

Tip: Als je geen reiskostenvergoeding geeft voor woon-werkverkeer, kun je in veel gevallen wel een parkeervergunning onbelast verstrekken.

Tip:  Als een werknemer naar een andere vestiging gaat en er is een auto van de zaak beschikbaar, dan kan die worden meegeven en kunnen ook de parkeerkosten nog onbelast worden vergoed.

5. Feestje binnen en buiten deur

Een personeelsfeest, borrel of diner op de werkplek is voor de werkkostenregeling vrijwel altijd het meest gunstig. Dan moet het dus in en om de onderneming zijn, dus bijvoorbeeld ook een tent voor de deur.

Onder de werkkostenregeling geldt namelijk altijd dat op de werkplek consumpties en hapjes niet belast worden. Voor maaltijden geldt op de werkplek slechts het normbedrag van €3,35 per werknemer in aanmerking dient te worden genomen en dus niet de werkelijke kosten.

Daar is natuurlijk niet altijd de ruimte voor, of de gelegenheid is er niet naar. Zodra de werkgever een activiteit buiten de deur organiseert, dan is er volgens de Belastingdienst al snel sprake van belast loon en vallen de totale kosten in de werkkostenregeling. Dat geldt dus ook voor personeelsuitjes.

Er zijn echter wel mogelijkheden om hier gedeeltelijk onder uit te komen. Gaat het namelijk om een evenement waarbij het zakelijke karakter overheerst, dan geldt dat eten en drinken ook onbelast zijn. Het overwegend zakelijke karakter moet je beoordelen aan de hand van het volledige programma., waarvan de borrel of etentje een onderdeel vormt.  

Dan moet je bijvoorbeeld denken aan een evenement met klanten of zakenrelaties, maar ook het combineren van een personeelstraining met een borrel of diner. Maak dus slimme combinaties door het nuttige met het aangename te verenigingen.

Heeft het consumptieve karakter echter de overhand dan is het personeelsfeest of evenement belast, waarvoor je er niet aan ontkomt om de vrije ruimte van de werkkostenregeling hiervoor te benutten. De Belastingdienst geeft hiervoor het voorbeeld van het inhuren van een DJ of artiest.

6. De personeelskorting

Personeelskortingen mogen niet meer dan 20% van het product dat je verkoopt bedragen met een maximale hoogte van 500,- per jaar, per medewerker. Voldoe je niet aan deze voorwaarden zullen de kortingen over producten die je aan je personeel verkoopt worden belast. Let op dat het uitgangspunt de waarde in het economisch verkeer is.

7. Zakelijke mobiele telefoon of tablet

Als de werkgever aannemelijk maakt dat – in redelijkheid – een apparaat nodig is voor de uitvoering van het werk, dan is dat onbelast. Dat geldt voor alle gereedschappen en apparaten, waaronder bijvoorbeeld mobiele telefoon en tablet. Het is dan ook geen probleem meer als ze mee naar huis gaan en het is niet meer nodig om verklaringen over het privégebruik bij te houden.

Het is ook mogelijk om de werknemer de apparaten zelf te laten aanschaffen en de kosten hiervan te vergoeden door hiervoor bij voorbaat een budget af te spreken. Een eigen bijdrage bij overschrijding is dan voor rekening van de werknemer.

8. De concernbepaling

De eindheffing van de werkkostenregeling wordt per werkgever berekend. Het is echter ook mogelijk om dat nu op concernniveau te bepalen, ook als verschillende onderdelen zelfstandig loonaangifte moeten doen. Daarmee kun je tussen onderdelen schuiven met vrije ruimte.

Dit kan dus zowel gelden voor verschillende BV’s met dezelfde directeur grootaandeelhouder, als voor een groep met verschillende formules. Het maakt daarbij niet of het gaat om een gezamenlijke buitenlandse aandeelhouder.

De werkgever met de hoogste fiscale loonsom is daarbinnen verantwoordelijk voor afdracht van een eventuele eindheffing.

9. Verjaardagen en persoonlijke feestdagen

De Belastingdienst ziet eigenlijk ieder cadeau voor de werknemer als loon en wil die tegen de factuurwaarde inclusief BTW belasten. 

Dan is nu het voordeel dat de vrije ruimte van de werkkostenregeling kan worden aangewend om per saldo geen belasting te hoeven afdragen. Een cadeau voor een werknemer bij een persoonlijke feestdag, zoals verjaardag, huwelijk of geboorte is niet altijd belast. Zolang het niet gaat om een geschenk in geld of waardebon en de factuurwaarde is niet meer dan 25 euro heeft het geen gevolgen.

10. Kerstpakketten

Kerstpakketten kunnen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling worden geschoven. Het maakt voor de Belastingdienst niet uit hoe groot of duur dat pakket is. Als je dus de ruimte hebt, scheelt dat dus belasting.

Daarbij maakt trouwens ook de aanleiding van het cadeau niet uit en om welke feestdag het gaat. 

11. Vakbondscontributie

Vakbondscontributie kan onbelast worden verrekend of vergoed in de werkkostenregeling, maar de ruimte hiervoor is erg beperkt. Wees hier dus op tijd alert op! Een bijdrage voor de vakbondscontributie wordt door de Belastingdienst als belast loon gezien. Daarbij maakt het dus niet uit of dat uit het bruto loon gaat of een extra bijdrage van de werkgever. De Cao MITT bevat een voorbeeldregeling om de vakbondscontributie fiscaalvriendelijk te vergoeden

Heb je vragen?

Neem gerust contact op met Bert Schmidt.